Gestión de inventario para agentes de compras: roturas de stock

La gestión de inventario de un agente de compras internacional no consiste en contar estanterías de un almacén. Aunque trabajes con un modelo sin inventario, en el que compras al proveedor extranjero después de recibir el pedido, su stock y sus precios, el tipo de cambio y los plazos de envío cambian cada día. Si no sigues esos cambios, se acumulan las cancelaciones por falta de stock y las ventas con margen negativo.

En este artículo definimos el “inventario invisible” que debe gestionar un vendedor de compras por encargo y repasamos, con ejemplos, cómo actuar ante una rotura de stock y avisar al cliente, cómo sincronizar la información de producto, cómo aprovechar los conceptos de stock de seguridad y punto de pedido, y qué métricas revisar cada semana. Si el servicio de compras por encargo en sí te resulta nuevo, empieza por Qué son las compras por encargo internacionales.

El “inventario invisible” de un agente de compras sin stock propio#

El vendedor que compra existencias mira la cantidad de su propio almacén. El agente de compras mira el almacén de otro. La cantidad que aparece en tu página de producto es, en realidad, la del proveedor extranjero, que tú tomas prestada.

Por eso el inventario de un agente de compras se compone de cuatro variables. Si se te escapa una sola, el problema solo aparece después de que el cliente haya pagado.

Las cuatro variables están entrelazadas. Cuanto más largo es el plazo de entrega, más margen hay para que el tipo de cambio y los precios se muevan entretanto, y cuanto más popular es el producto, más rápido baja el stock del proveedor. Al final, gestionar el inventario es gestionar este desfase temporal.

Qué hacer ante una rotura de stock: avisar al cliente es la mitad del trabajo#

Tarde o temprano, algún producto se agotará. La diferencia está en lo rápido que te enteres y en lo claro que avises. Si el cliente tiene que preguntar primero, ya es tarde.

La ley coreana también fija un criterio. El vendedor a distancia que sepa que le resultará difícil entregar un producto pedido debe informar del motivo al consumidor sin demora y, si cobró por adelantado, reembolsar el importe o tomar las medidas necesarias para el reembolso en un plazo de 3 días hábiles desde la fecha de pago (artículo 15 de la Ley de Protección del Consumidor en el Comercio Electrónico).

4 pasos ante una rotura de stock

1. 01Comprobar: distingue si el producto está agotado en todo el proveedor, si solo falta una variante o si es un agotado temporal.
2. 02Buscar alternativas: busca otros proveedores que vendan el mismo producto, otros colores del mismo modelo o modelos alternativos.
3. 03Avisar: comunica de una vez que el producto está agotado, las alternativas, la diferencia de precio y, si el cliente decide esperar, el plazo estimado. Limita las opciones a dos o tres.
4. 04Resolver: si el cliente elige cancelar, inicia el reembolso de inmediato; si elige una alternativa, deja constancia por escrito del cambio.

Sincronizar información de producto y stock: con qué frecuencia y qué ajustar#

Sincronizar es ajustar la cantidad, el precio y las variantes de tu página de producto al estado del proveedor extranjero. No hace falta revisar todos los productos con la misma frecuencia: es más eficiente concentrar el tiempo en los que más se venden y más cambian.

• Categoría A (el 20% con más pedidos): revisa la cantidad y el precio varias veces al día. Si usas herramientas de extracción automática de datos, empieza por esta categoría.
• Categoría B (productos con ventas constantes): revísalos una vez al día y aumenta la frecuencia durante las promociones del proveedor.
• Categoría C (productos de venta ocasional): revísalos una o dos veces por semana, pero cuando entre un pedido, vuelve a comprobarlos siempre antes de enviar las instrucciones de pago.

El precio hay que ajustarlo junto con el tipo de cambio. Si al fijar el precio de venta dejas un margen de colchón sobre el tipo de cambio actual y lo recalculas periódicamente, reducirás las ventas con margen negativo cada vez que el cambio se dispare. Si das cotizaciones con impuestos incluidos, también debes consultar el tipo de cambio aduanero que se usa en el despacho, disponible en los tipos de cambio semanales de UNI-PASS, el portal del Servicio de Aduanas de Corea.

Stock de seguridad y punto de pedido aplicados a las compras por encargo#

En la gestión de inventario tradicional, el stock de seguridad es la cantidad extra que se mantiene por si la demanda supera lo previsto o la reposición se retrasa, y el punto de pedido es el nivel de stock en el que se vuelve a pedir. Las fórmulas habituales son estas:

• Stock de seguridad = factor de nivel de servicio (Z) × desviación estándar de la demanda diaria × √plazo de entrega (días)
• Punto de pedido = demanda media diaria × plazo de entrega (días) + stock de seguridad

Como el agente de compras no compra existencias, nunca tiene que volver a pedir. En su lugar, usa estas cifras como línea de alerta. Cuando el stock que muestra el proveedor extranjero cae por debajo del punto de pedido, lo interpreta como una señal de riesgo de rotura y, por ejemplo, asegura de antemano un proveedor alternativo o avisa en la página de producto de un posible retraso.

Aquí lo realista es medir el plazo de entrega como el tiempo que pasa desde el pago del cliente hasta que se confirma la compra al proveedor. Es justo en ese tramo, mientras baja el stock del proveedor, cuando todavía puedes actuar.

6 métricas clave de inventario para agentes de compras#

En las cifras importa más la tendencia que el objetivo. Si la tasa de roturas de stock sube de repente, hay un problema con un proveedor o una categoría concretos; si aumenta la variación del plazo de entrega, conviene sospechar de la logística local o del tramo de aduana.

Rutina semanal de gestión de inventario para agentes de compras#

Revisar las métricas solo sirve si lleva a la acción. Incluso en un equipo pequeño, repetir estos cinco pasos cada semana, el mismo día, permite mantener las roturas de stock y las cancelaciones dentro de un margen manejable.

1. 01Revisa el stock y los precios del proveedor de los productos con más pedidos y vuelve a asignar las categorías A, B y C.
2. 02Clasifica por motivo los pedidos agotados y cancelados y, si se repite el mismo proveedor, da de alta un proveedor alternativo.
3. 03Revisa los precios de venta y los criterios de cotización teniendo en cuenta la variación del tipo de cambio.
4. 04Localiza los tramos en los que se ha alargado el plazo de entrega (despacho del proveedor, almacén local, transporte internacional, aduana) y corrige los mensajes para el cliente.
5. 05Registra las seis métricas y compáralas con la semana anterior.

Esta rutina se parece también a la gestión de riesgos de la dirección de proyectos. Puedes seguir leyendo sobre las compras por encargo desde la perspectiva de proyectos en La relación entre PMP y las compras por encargo, y sobre el flujo general de la distribución en Qué es la gestión de la distribución.

Feelbetter revisa el stock antes de enviar el enlace#

Cuando Feelbetter recibe una solicitud, primero la IA resume en un brief el producto, las especificaciones, la talla y el presupuesto, y después un concierge humano comprueba el precio, el stock y la autenticidad en vendedores de Corea y del extranjero antes de enviar el enlace de compra. Cuando el enlace llega, ya ha pasado una verificación.

Para hacer una solicitud basta con unas palabras, un enlace o una foto, y no hace falta registrarse. Deja tu correo y te enviaremos un enlace de compra verificado en 60 minutos.