Procesos basados en PMP: cómo gestionar peticiones como proyectos

Cuando se habla de procesos de trabajo basados en PMP, es fácil pensar primero en grandes obras o en proyectos de TI. Pero en Feelbetter vemos incluso una sola petición de compra de un cliente como un pequeño proyecto, y estructuramos el trabajo según el ciclo de vida del proyecto que trata la gestión de proyectos PMP.

Este artículo explica de forma concreta qué hacemos en cada fase y qué herramientas usamos, desde que llega una petición hasta que sale por correo electrónico un enlace de compra verificado.

Por qué aplicar un proceso PMP a las peticiones de los clientes#

El PMI define un proyecto como un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único (PMI). Una petición de compra también tiene un principio y un final claros y, como cada cliente busca productos y condiciones distintos, el resultado es diferente cada vez.

Jayden (Joohyung Im), fundador de Feelbetter, aprobó el examen PMP el 3 de julio de 2026 tras unas 7 semanas de preparación, y desde entonces aplica la práctica del PMP a su trabajo en proyectos de producto y de comercio electrónico. La preparación y los aciertos y errores del camino están contados en detalle en la reseña siguiente.

La séptima edición de la Guía del PMBOK pasó de un enfoque centrado en procesos a otro basado en 12 principios y 8 dominios de desempeño, y puso el acento en la adaptación (tailoring) del enfoque a cada situación (PMI). La octava edición, publicada en 2025, lo reorganizó en 6 principios y 7 dominios de desempeño y volvió a incluir una guía de procesos (PMI).

Nosotros tampoco copiamos tal cual los procedimientos pensados para grandes proyectos. Aligeramos las fases y los documentos para que encajen con peticiones que se resuelven en menos de 60 minutos. Eso es lo que el PMBOK llama adaptación.

Las cinco fases del ciclo de vida de una petición de compra, de un vistazo#

El PMI propone organizar la experiencia en proyectos en cinco áreas: inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre (PMI). Nosotros dividimos cada petición en esas mismas cinco fases.

Inicio: definimos los requisitos con un brief de IA#

Todo empieza cuando el cliente describe lo que busca con texto, un enlace o una foto. En términos de proyecto, es la fase de inicio, y lo más importante en ella es dejar por escrito los requisitos con precisión.

La IA lee la petición, escrita con libertad, y la ordena en un brief con el producto, la categoría, las condiciones concretas, el presupuesto y la cantidad. Si falta información, como la talla o el color, lo señala ya en esta fase.

• Producto: qué se busca (marca, modelo, rasgos que se ven en la foto)
• Condiciones concretas: talla, color, opciones, si debe ser nuevo
• Restricciones: presupuesto, cantidad, fecha en que se necesita, zona de entrega
• Partes interesadas: el cliente que hace la petición, el concierge asignado, los vendedores candidatos

El brief se convierte en la referencia de todas las decisiones posteriores. Si el alcance es ambiguo, los criterios de verificación también se difuminan, así que no escatimamos tiempo en la fase de inicio.

Planificación: primero fijamos el alcance, el cronograma de 60 minutos y los riesgos#

Alcance: qué hacemos y qué no

Nuestro entregable es un enlace de compra verificado con el que el cliente puede comprar al momento. El pago lo hace el propio cliente en el enlace, así que el alcance se centra en buscar y verificar. Con un alcance claro, el cliente también sabe qué puede esperar.

Cronograma: la línea base de 60 minutos

Toda petición tiene una referencia de plazo: enviar los enlaces en menos de 60 minutos. Justo después de recibir la petición, la IA genera el brief, y casi todo el tiempo restante se dedica a la búsqueda y la verificación del concierge. Como el tiempo está acotado, también decidimos en la planificación hasta dónde vamos a buscar.

Riesgos: un registro de riesgos ligero

No elaboramos documentos pesados para cada petición, pero sí gestionamos en una lista los riesgos más frecuentes. En la planificación elegimos solo los que afectan a esa petición y dejamos decidida de antemano la respuesta.

Ejecución: búsqueda, verificación y roles repartidos con una matriz RACI#

La fase de ejecución es el momento en que el concierge busca vendedores en Corea y en el extranjero y comprueba el precio, el stock y la autenticidad. Aquí es donde se ve con más claridad nuestro principio: la IA hace el borrador y una persona lo verifica.

Cuantos más actores trabajan juntos, más claro debe estar quién responde de qué. Con la matriz RACI, muy usada en gestión de proyectos, queda así: R es quien ejecuta (Responsible), A quien rinde cuentas en última instancia (Accountable), C quien es consultado (Consulted) e I quien es informado (Informed).

Lo esencial es que la responsabilidad final (A) siempre recae en una persona. La IA es una herramienta que ayuda a ordenar la información rápido; qué enlace se envía lo decide el concierge. Y la decisión final de compra es siempre del cliente.

La gestión de las partes interesadas sigue el mismo principio. Al cliente solo le hacemos las preguntas imprescindibles, y la información de los vendedores la comprobamos en sus canales oficiales y en fuentes públicas.

Monitoreo y control: lista de verificación de calidad y control de cambios#

Gestión de la calidad: lo que comprobamos antes de enviar un enlace

La calidad no se inspecciona al final: se integra en el propio proceso. Antes de enviar un enlace, el concierge comprueba estos puntos.

• Vendedor: ¿es una tienda oficial o un vendedor de confianza?
• Coincidencia: ¿el modelo, las opciones y la talla son los del brief?
• Precio: ¿el total, incluidos el envío y otros costes, está dentro del presupuesto?
• Stock y envío: ¿se puede comprar ahora y envía a la zona de entrega?
• Enlace: ¿se abre de verdad y lleva directamente a la página del producto?

Control de cambios: cuando el cliente cambia su petición

Es natural que, a mitad del proceso, el cliente cambie el color o el presupuesto. En ese caso, en lugar de empezar una búsqueda nueva de inmediato, primero evaluamos cómo afecta el cambio al alcance y al cronograma. Después actualizamos el brief y volvemos a verificar con los nuevos criterios.

Cierre: envío de enlaces, feedback y registro de lecciones aprendidas#

Cuando los enlaces verificados salen por correo electrónico, la petición entra en la fase de cierre. El cierre no consiste solo en terminar el trabajo, sino en comprobar por última vez que se han cumplido todas las condiciones del brief.

Tras el cierre, anotamos brevemente lo aprendido en esa petición: qué información faltaba y nos hizo perder tiempo, qué verificación de un vendedor resultó complicada, cosas así. Estas lecciones acumuladas sirven para mejorar los apartados del brief y la lista de verificación.

Por qué el PMP encaja tan bien con el oficio de la compra por encargo en el extranjero lo explicamos más a fondo en La relación entre el PMP y la compra por encargo en el extranjero. Si quieres vivir este proceso en primera persona, deja el producto que buscas en la página de peticiones.